Dal 1° luglio 2026 sono applicabili le nuove istruzioni della UIF – Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia in materia di rilevazione e segnalazione di operazioni sospette (SOS).
Le nuove disposizioni, contenute nel Provvedimento UIF del 18 dicembre 2025, intervengono sulle modalità con cui i soggetti obbligati devono individuare, analizzare e segnalare alla UIF le operazioni potenzialmente riconducibili a riciclaggio, finanziamento del terrorismo o provenienza criminosa dei fondi.
Le novità riguardano in particolare il processo di valutazione delle anomalie, la tempestività della segnalazione, la riservatezza, l’individuazione del referente SOS, le procedure interne degli studi professionali, l’eventuale esternalizzazione di attività di supporto e la gestione delle richieste di sospensione delle operazioni.
Per commercialisti, esperti contabili e altri professionisti soggetti agli obblighi antiriciclaggio, diventa quindi importante verificare che le procedure adottate dallo studio siano adeguate alle nuove disposizioni.
Segnalazione operazioni sospette: quando deve essere effettuata?
L’obbligo di segnalazione di operazioni sospette è previsto dall’articolo 35 del D.Lgs. n. 231/2007.
I soggetti obbligati devono trasmettere una SOS alla UIF quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso, siano state compiute o tentate operazioni di:
- riciclaggio;
- finanziamento del terrorismo;
- utilizzo di fondi provenienti da attività criminosa.
L’obbligo riguarda, tra gli altri, intermediari bancari e finanziari, professionisti, operatori non finanziari e prestatori di servizi di gioco.
Per quanto riguarda i professionisti, rientrano nell’ambito degli obblighi, nei limiti previsti dalla normativa, anche dottori commercialisti, esperti contabili, consulenti del lavoro e soggetti che svolgono professionalmente attività in materia contabile e tributaria.
Resta invece l’esclusione prevista dall’articolo 35, comma 5, del D.Lgs. n. 231/2007 per le informazioni ricevute o ottenute dal professionista nell’ambito dell’esame della posizione giuridica del cliente o nello svolgimento dell’attività di difesa o rappresentanza in un procedimento giudiziario, compresa la consulenza relativa alla possibilità di avviarlo o evitarlo, nei limiti previsti dalla legge.
Segnalazione operazioni sospette: un’anomalia non significa automaticamente SOS
Uno degli aspetti più importanti delle nuove istruzioni UIF 2026 riguarda la distinzione tra anomalia e sospetto.
La semplice individuazione di un’anomalia non comporta automaticamente l’obbligo di effettuare una segnalazione di operazioni sospette.
Il professionista deve effettuare una valutazione complessiva delle circostanze disponibili, considerando elementi sia oggettivi sia soggettivi.
Il sospetto può derivare, ad esempio:
- dalle caratteristiche dell’operazione;
- dall’importo o dalla natura dell’operazione;
- dal collegamento o dal frazionamento con altre operazioni;
- da circostanze conosciute dal professionista nello svolgimento delle proprie funzioni;
- dalla mancata coerenza dell’operazione con la capacità economica del soggetto;
- dalla mancata coerenza con l’attività svolta dal cliente.
Indicatori di anomalia, modelli e schemi elaborati dalla UIF rappresentano strumenti di ausilio e orientamento, ma non sono né esaustivi né tassativi. La presenza di uno o più indicatori, da sola, non è sufficiente a determinare una SOS; allo stesso modo, l’assenza di un indicatore codificato non esclude necessariamente la presenza di un ragionevole motivo di sospetto.
Nuove istruzioni UIF: come deve essere svolta la valutazione delle anomalie
Il processo di segnalazione delle operazioni sospette deve partire dall’analisi delle anomalie rilevate.
Le informazioni utilizzate devono essere pertinenti, attendibili, aggiornate e legittimamente accessibili. Possono assumere rilievo, ad esempio, le valutazioni del rischio effettuate ai sensi della normativa antiriciclaggio, eventuali richieste dell’Autorità giudiziaria o degli organi investigativi, informazioni provenienti dalle Autorità di vigilanza o dalla UIF e altre fonti pubbliche attendibili e pertinenti.
Quando le anomalie vengono individuate attraverso strumenti informatici, può essere previsto un vaglio preliminare per escludere quelle che risultano immediatamente e facilmente giustificabili.
Le anomalie che rimangono devono invece essere sottoposte a una valutazione più approfondita, mettendo in relazione:
- il cliente e la sua operatività;
- le operazioni effettuate o tentate;
- le controparti e i soggetti collegati;
- la tipologia e le caratteristiche delle operazioni;
- gli importi coinvolti;
- eventuali comportamenti omissivi o riluttanti;
- circostanze pregiudizievoli, opache, inusuali o illogiche.
Il percorso che porta alla segnalazione operazioni sospette
Le nuove istruzioni individuano sostanzialmente un processo articolato in più fasi:
1. Rilevazione
Individuazione di anomalie soggettive o oggettive.
2. Vaglio preliminare
Esclusione delle anomalie che possono essere agevolmente giustificate.
3. Valutazione
Esame complessivo del cliente, delle operazioni e dei collegamenti.
4. Decisione
Invio della SOS oppure archiviazione motivata.
5. Trasmissione
Compilazione e invio della segnalazione attraverso Infostat-UIF.
6. Monitoraggio
Valutazione di eventuali operazioni successive e di nuovi elementi emersi.
Questo significa che anche la decisione di non effettuare una segnalazione operazioni sospette dovrebbe essere adeguatamente valutata e documentata nell’ambito della procedura interna dello studio.
Quali informazioni deve contenere una segnalazione di operazioni sospette?
Una volta conclusa la valutazione e individuati i presupposti per la SOS, il soggetto obbligato deve trasmettere alla UIF le informazioni necessarie a rappresentare in maniera chiara, completa e coerente le ragioni del sospetto.
La segnalazione può riguardare:
- una singola operazione;
- più operazioni funzionalmente o economicamente collegate;
- operazioni rifiutate;
- operazioni tentate;
- operazioni interrotte;
- operazioni eseguite, anche parzialmente, presso altri soggetti obbligati, quando conosciute.
La SOS deve essere supportata da dati, informazioni e documenti pertinenti, inserendo esclusivamente gli elementi realmente utili a spiegare il sospetto e le valutazioni effettuate.
Quando una circostanza non è sufficiente, da sola, per una SOS?
Le nuove istruzioni chiariscono anche che alcune circostanze, se considerate isolatamente, non sono sufficienti a giustificare una segnalazione di operazioni sospette.
Tra queste rientrano:
- differenze tra le informazioni raccolte durante l’adeguata verifica e quelle provenienti da altre fonti, anche relativamente al titolare effettivo;
- l’attribuzione di un rischio elevato al cliente;
- precedenti segnalazioni datate;
- notizie negative riguardanti il cliente, le controparti o soggetti collegati;
- informazioni ricevute nell’ambito di collaborazioni tra soggetti obbligati relative ad attività anomale non collegate a quella osservata;
- richieste di informazioni provenienti dalle Autorità competenti o dalla UIF;
- la semplice presenza di misure reali o personali adottate nei confronti del soggetto per fatti penalmente rilevanti.
Anche in questi casi, quindi, occorre una valutazione complessiva e ponderata delle informazioni disponibili.
Segnalazione operazioni sospette e obbligo di riservatezza
La riservatezza della SOS rappresenta un elemento fondamentale della collaborazione attiva.
Devono essere mantenute riservate non soltanto la segnalazione trasmessa alla UIF, ma anche le informazioni relative alle valutazioni effettuate, ai soggetti coinvolti nell’iter segnaletico, alle interlocuzioni con la UIF e agli eventuali flussi di ritorno.
In particolare, l’articolo 39 del D.Lgs. n. 231/2007 vieta di comunicare al cliente o ai soggetti interessati:
- l’avvenuta segnalazione;
- l’invio di ulteriori informazioni alla UIF;
- l’esistenza o la probabilità di indagini o approfondimenti relativi a riciclaggio o finanziamento del terrorismo,
fatte salve le eccezioni previste dalla legge.
La tutela della riservatezza deve riguardare anche le comunicazioni interne e la documentazione relativa alle persone che partecipano al processo di valutazione e segnalazione.
Segnalazione operazioni sospette: attenzione alla tempestività
Le nuove istruzioni UIF ribadiscono il principio della massima tempestività.
La segnalazione e gli eventuali successivi scambi di informazioni con la UIF devono essere gestiti senza ritardi ingiustificati, tenendo conto dell’urgenza e della complessità del caso.
Sono espressamente vietate condotte dilatorie e deve essere garantita una pronta collaborazione con la UIF.
La segnalazione deve essere effettuata senza ritardo e, quando possibile, prima dell’esecuzione dell’operazione.
Nuove operazioni relative a clienti già segnalati: quando serve una nuova SOS?
Un cliente o una determinata operatività possono essere già stati oggetto di una precedente segnalazione operazioni sospette.
In questo caso non è necessario ripetere automaticamente una segnalazione già effettuata.
Occorre invece verificare se la nuova operatività presenta elementi ulteriori o diversi rispetto alla precedente SOS.
La reiterazione della segnalazione deve essere evitata quando la nuova comunicazione si limita a riprodurre circostanze già segnalate. Una nuova valutazione, e se necessario una nuova SOS, resta invece necessaria quando emergono nuovi fatti, collegamenti o profili di rischio.
Sospensione delle operazioni sospette: quando può intervenire la UIF
La UIF può disporre la sospensione di una o più operazioni sospette, anche quando non sia stata precedentemente trasmessa una segnalazione dal soggetto obbligato.
La sospensione può essere disposta d’iniziativa della UIF o su richiesta delle Autorità indicate dal decreto antiriciclaggio, purché non venga pregiudicato lo svolgimento delle indagini.
Il periodo massimo di sospensione è di cinque giorni lavorativi, salvo l’adozione di ulteriori provvedimenti da parte degli organi competenti.
Come richiedere alla UIF la sospensione di un’operazione
Per poter richiedere la sospensione devono ricorrere specifiche condizioni.
In particolare:
- deve esistere un motivo di sospetto fondato su circostanze soggettive e oggettive;
- l’operazione non deve essere ancora stata eseguita e deve essere sufficientemente individuabile nei suoi elementi essenziali;
- l’operazione deve poter comportare il trasferimento, la conversione, l’occultamento o l’utilizzo di denaro, beni o altre utilità sospettati di derivare da reato o di essere destinati al finanziamento del terrorismo;
- la decisione sull’esecuzione dell’operazione non deve dipendere esclusivamente dalla discrezionalità del destinatario.
La richiesta viene effettuata attraverso una SOS contraddistinta dall’apposito attributo “Richiesta di sospensione: Sì”, indicando le operazioni non ancora eseguite.
La UIF comunica entro due giorni lavorativi dalla ricezione della segnalazione se non sussistono le condizioni per la sospensione oppure se avvia il relativo iter di valutazione. Nel frattempo, il destinatario deve attenersi alle indicazioni ricevute e continuare a monitorare l’operatività.
Feedback UIF sulle segnalazioni di operazioni sospette
Le nuove istruzioni prevedono anche un flusso di ritorno verso i soggetti che effettuano le SOS.
La UIF fornisce periodicamente indicazioni sulla qualità della collaborazione attiva attraverso comunicazioni sugli esiti delle segnalazioni, schede di feedback e altri strumenti.
Gli esiti delle segnalazioni vengono comunicati almeno semestralmente, tenendo conto anche delle informazioni ricevute dagli organi investigativi e dalla Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo.
Per le segnalazioni trasmesse dai professionisti attraverso i rispettivi Organismi di autoregolamentazione, gli esiti vengono inviati a questi ultimi, che provvedono a comunicarli ai professionisti interessati.
Referente SOS: chi è e quali responsabilità ha?
Una delle novità organizzative riguarda l’individuazione del referente SOS.
Il destinatario persona fisica e, quando il destinatario non è una persona fisica, il legale rappresentante o il soggetto delegato vengono identificati nel portale Infostat-UIF come referente SOS.
Il referente SOS deve:
- conservare la documentazione rilevante relativa alle segnalazioni trasmesse;
- rispondere tempestivamente e in maniera completa alle richieste della UIF e degli organi investigativi;
- assicurare la propria presenza e disponibilità durante gli eventuali controlli previsti dalla normativa antiriciclaggio.
La delega deve essere espressamente formalizzata e resa nota all’interno dell’organizzazione.
È importante sottolineare che la nomina di un referente non trasferisce la responsabilità del corretto funzionamento del processo di collaborazione attiva.
Il delegato deve inoltre possedere requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità, operare con autonomia di giudizio e disporre di tempo e risorse adeguate.
Non può essere un soggetto esterno al destinatario o al suo gruppo e, ove possibile, devono essere adottate misure per prevenire conflitti di interesse.
Procedura interna per la segnalazione operazioni sospette negli studi professionali
Le nuove istruzioni attribuiscono particolare importanza alla presenza di una procedura interna per la segnalazione delle operazioni sospette.
La procedura può essere adottata dal destinatario persona fisica, soprattutto quando si avvale di dipendenti o collaboratori per gli adempimenti antiriciclaggio.
È invece richiesta per i destinatari che non siano persone fisiche e per associazioni, studi professionali e società tra professionisti nei quali sia prevista una funzione antiriciclaggio, ferma restando la responsabilità del singolo professionista.
La procedura deve essere proporzionata alle dimensioni, alla natura e alla complessità dell’attività svolta.
Il suo obiettivo è garantire:
- uniformità dei comportamenti;
- tempestività nella valutazione;
- completezza delle segnalazioni;
- riservatezza;
- corretta gestione delle anomalie;
- tracciabilità del processo decisionale.
Cosa deve contenere la procedura interna antiriciclaggio?
La procedura deve disciplinare almeno:
- il nominativo del referente SOS;
- il contributo di dipendenti, collaboratori e strutture coinvolte;
- le attività e gli strumenti utilizzati per individuare e analizzare le anomalie;
- le priorità nella valutazione delle anomalie;
- la gestione urgente dei casi caratterizzati da rischio particolarmente elevato;
- il funzionamento di eventuali strumenti basati su parametri quantitativi e qualitativi;
- eventuali forme di condivisione delle informazioni e i relativi partecipanti.
La procedura deve inoltre essere verificata periodicamente, controllando che funzioni correttamente e che gli strumenti utilizzati siano coerenti con l’approccio basato sul rischio.
Esternalizzazione degli adempimenti: cosa può essere affidato a soggetti esterni?
Le nuove istruzioni consentono, in determinate condizioni, di affidare a soggetti esterni alcuni compiti di supporto al processo di segnalazione.
L’esternalizzazione, però, non trasferisce la responsabilità dal soggetto obbligato al soggetto esterno.
Il destinatario deve conservare evidenza delle attività svolte, valutarne autonomamente i risultati e mantenere la responsabilità per eventuali azioni od omissioni.
Ci sono inoltre attività che non possono essere esternalizzate:
- l’approvazione dei criteri per individuare operazioni sospette o anomale;
- la decisione di effettuare la segnalazione alla UIF;
- la trasmissione della SOS.
L’eventuale accordo con il soggetto esterno deve essere redatto per iscritto e prevedere, tra gli altri elementi, diritti e obblighi delle parti, assenza di conflitti di interesse, durata dell’accordo, frequenza dei flussi informativi, obblighi di riservatezza e possibilità di accesso alle informazioni da parte del destinatario, della UIF e delle Autorità competenti.
Cosa devono verificare oggi commercialisti e studi professionali?
L’entrata in vigore delle nuove istruzioni UIF richiede agli studi professionali una verifica concreta della propria organizzazione interna.
In particolare, è opportuno verificare:
- chi è individuato come referente SOS;
- che sia presente una procedura interna adeguata alla struttura dello studio;
- come vengono individuate e analizzate le anomalie;
- quali sono i tempi di valutazione delle operazioni;
- come viene garantita la riservatezza delle informazioni;
- come vengono gestiti gli accessi e gli adempimenti sul portale Infostat-UIF;
- se esistono attività esternalizzate e se gli eventuali accordi rispettano i requisiti previsti;
- come viene documentata la decisione di effettuare o non effettuare una SOS;
- come vengono monitorate le operazioni successive e i nuovi elementi di rischio.
Per uno studio professionale, quindi, l’adeguamento non riguarda soltanto la compilazione della singola segnalazione, ma l’intero processo organizzativo che conduce dall’individuazione dell’anomalia alla decisione finale.
Nuove istruzioni UIF dal 1° luglio 2026: cosa cambia in sintesi
Le nuove regole rafforzano un approccio basato sulla valutazione complessiva del rischio, evitando automatismi.
I punti fondamentali da ricordare sono:
- un’anomalia non determina automaticamente una SOS;
- la valutazione deve considerare complessivamente elementi oggettivi e soggettivi;
- la segnalazione operazioni sospette deve essere tempestiva;
- la riservatezza deve essere garantita durante tutto il procedimento;
- deve essere individuato il referente SOS;
- gli studi devono dotarsi, quando previsto, di una procedura interna adeguata alla propria organizzazione;
- possono essere esternalizzati soltanto compiti di supporto;
- la decisione di segnalare e la trasmissione della SOS non possono essere esternalizzate;
- la UIF può disporre la sospensione di determinate operazioni per un massimo di cinque giorni lavorativi;
- gli studi devono verificare periodicamente il corretto funzionamento delle proprie procedure antiriciclaggio.
Segnalazione operazioni sospette e nuovi obblighi UIF: affidarsi a un professionista
Le nuove istruzioni UIF rendono ancora più importante per commercialisti e studi professionali disporre di procedure antiriciclaggio chiare, proporzionate alla propria struttura e correttamente documentate.
Non si tratta soltanto di individuare un’operazione anomala, ma di saper ricostruire e documentare il percorso che porta alla decisione di effettuare o meno una segnalazione di operazioni sospette, garantendo allo stesso tempo tempestività, autonomia di valutazione e riservatezza.
Per qualsiasi dubbio sugli obblighi antiriciclaggio, sulle nuove istruzioni UIF, sulla segnalazione di operazioni sospette o sull’adeguamento delle procedure dello studio, è possibile contattare Studio Galesposta per ricevere assistenza e valutare correttamente gli adempimenti applicabili alla propria situazione professionale.
